Arbeitszeiterfassung: Wer muss was aufzeichnen?

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das folgt seit 2022 aus der Rechtsprechung, einzelne Pflichten stehen schon länger im Gesetz.

Zuletzt aktualisiert: 12. Oktober 2026 · Herausgeber: Schiesser IT, LLC

Die Entscheidung von 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). In der Begründung spricht das Gericht von einem System, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst werden.

Die Erfassung muss nach derselben Entscheidung nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen; je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen in Papierform genügen. Die Pflicht trifft den Arbeitgeber. Das Gericht hält es für zulässig, die Aufzeichnung der Zeiten als solche an die Beschäftigten zu delegieren, etwa über einen Stundenzettel (Randnummer 65 der Entscheidung).

Was schon im Gesetz steht

Arbeitszeitgesetz. Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Wer das nicht oder nicht richtig tut, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG).

Mindestlohngesetz. Für geringfügig Beschäftigte und für die Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz in § 2a nennt, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobs in Privathaushalten sind ausgenommen (§ 17 Abs. 1 MiLoG).

Aufzeichnungspflichten im Überblick
Grundlage	Für wen	Was	Aufbewahrung
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21	Arbeitnehmer allgemein	Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit	–
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Arbeitnehmer im Geltungsbereich des ArbZG	Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich	mindestens zwei Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Minijobs außer in Privathaushalten, Branchen nach § 2a SchwarzArbG	Beginn, Ende und Dauer, binnen sieben Tagen	mindestens zwei Jahre

Die drei Pflichten bestehen nebeneinander. Die Fristen in der letzten Spalte stehen in den beiden Gesetzen und gelten für die dort genannten Aufzeichnungen.

Was eine brauchbare Aufzeichnung enthält

das Datum,
Beginn und Ende der Arbeit als Uhrzeit,
die Dauer der Pausen,
die daraus berechnete Arbeitszeit des Tages.

Mit diesen vier Angaben lässt sich jede weitere Frage beantworten: die Wochensumme, die Zeit über acht Stunden, die Einhaltung der Pausen und der Abstand zum nächsten Arbeitsbeginn.

Eine Woche als Beispiel

Die Tabelle ist mit den Funktionen des Arbeitszeitrechners berechnet. Die letzte Spalte zeigt den Teil, den § 16 Abs. 2 ArbZG ausdrücklich nennt.

Eine Woche, wie sie aufgezeichnet sein sollte
Tag	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit	über 8 Std.
Montag	07:45	16:30	45 Min.	8:00	–
Dienstag	08:00	18:45	45 Min.	10:00	2:00
Mittwoch	08:10	16:40	30 Min.	8:00	–
Donnerstag	07:30	17:45	45 Min.	9:30	1:30
Freitag	08:00	14:00	0 Min.	6:00	–
Summe				41:30	3:30

Die Woche hat 41:30 Stunden, als Dezimalzahl 41,50. An zwei Tagen wurden zusammen 3:30 Stunden über acht Stunden hinaus gearbeitet. Der Dienstag erreicht genau zehn Stunden und damit die Obergrenze, bis zu der die werktägliche Arbeitszeit bei Ausgleich verlängert werden darf (§ 3 ArbZG). Am Donnerstag sind es 9:30 Stunden, deshalb reicht dort keine halbe Stunde Pause mehr; eingetragen sind 45 Minuten.

Typische Fehler in Aufzeichnungen

Nur die Dauer notiert. „8 Stunden“ ohne Beginn und Ende lässt sich später nicht prüfen und erfüllt die Vorgabe des Mindestlohngesetzes nicht, das Beginn, Ende und Dauer verlangt.
Pause vergessen. Aus 08:00 bis 16:30 werden dann 8:30 statt 8:00 Stunden, und bei fünf solchen Tagen ist die Wochensumme um zweieinhalb Stunden zu hoch.
Nachtschicht am falschen Tag. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 gehört zu dem Tag, an dem sie beginnt. Wird sie auf zwei Tage verteilt, stimmen die Tagessummen nicht mehr.
Nachträglich aus dem Gedächtnis. Das Mindestlohngesetz setzt für seine Fälle eine Frist von sieben Tagen. Auch sonst gilt: Je später der Eintrag, desto ungenauer.
Dezimal und Minuten gemischt. 7,5 und 7:30 sind dasselbe, 7,30 ist etwas anderes. Die Industrieminuten-Tabelle hilft beim Umrechnen.

Warum eigene Aufzeichnungen sinnvoll sind

Auch wenn dein Arbeitgeber erfasst, hilft eine eigene Liste. Du kannst die Abrechnung prüfen, den Stand deines Zeitkontos nachvollziehen und hast Angaben zur Hand, falls über geleistete Stunden gestritten wird. Wer für mehrere Arbeitgeber arbeitet, behält damit die Gesamtzeit im Blick: Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 ArbZG).

So führst du den Wochenzettel

Im Wochenzettel trägst du pro Tag Beginn, Ende und Pause ein. Schichten über Mitternacht bekommen den Haken „Folgetag“. Die Einträge bleiben im Speicher deines Browsers und werden nicht übertragen. Exportiere jede abgeschlossene Woche als CSV oder drucke sie als PDF, denn Browserdaten können verloren gehen. Widersprüchliche Zeilen sperren den Export, damit keine unvollständige Summe entsteht.

Für wen das nicht gilt

Das Arbeitszeitgesetz ist auf leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes und auf Chefärzte nicht anzuwenden (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Selbstständige sind keine Arbeitnehmer; für sie sind Aufzeichnungen eine Frage der Abrechnung gegenüber Auftraggebern.

Grenzen dieser Seite

Der Wochenzettel ist eine persönliche Rechenhilfe und kein betriebliches Zeiterfassungssystem. Ob er die Pflichten deines Arbeitgebers erfüllt, entscheidet dieser selbst. Diese Seite gibt den Stand der genannten Vorschriften und der Entscheidung wieder und ist keine Rechtsberatung.

Passende Rechner

Quellen

Gesetzestexte nach gesetze-im-internet.de, abgerufen am 12. Oktober 2026. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung.

Dieser Artikel erklärt Rechenwege und gibt Vorschriften wieder. Er ist keine Rechtsberatung. Fehler gefunden? Schreib uns.